Gèrer les adresses mail de son domaine.
Nous avons déterminé 4 sortes d'adresses:
L'adresse générique:
HdJ @ institution . fr
ou Siege @ institution . fr
ou ...
S'il n'y en avait qu'une ce serait celle-là !!!
Pour des raisons de sécurité, il est judicieux d'avoir une adresse auprès d'un grand opérateur comme free, wanadoo, ...
Les adresses des établissements et services:
Ces adresses correspondent éventuellement aux sous-domaines. Elles seront plus faciles à communiquer car plus explicites.
On note: secretariat et non secretaire !!!
Pas d'accents !!!
Les adresses pour les fonctions:
raq @ institution . fr
ass . soc @ institution . fr
psychologue @ institution . fr
délicate question du "genre" (masculin ou féminin) !!!
Les adresses professionnelles:
Nominatives, elles permettent de différencier l'adresse professionnelle de l'adresse privée. Nous permettons ainsi au salarié de ne pas communiquer son mail privé aux patients, fournisseurs, administrations, ...
La structure est:
prénom . nom @ institution . fr
alain . verse @ institution . fr
ou
initiale prénom . nom @ institution . fr
a . verse @ institution . fr
ou
fonction . nom @ institution . fr
psychologue . freudjung @ institution . fr
note 1:pour les médecins (dont l'adresse serait trop longue).
Le principe est de noter : dr . nom @ institution . fr ::ex = dr . esculape @ institution . fr
note 2: Pour des raisons de clarté un collaborateur pourra avoir accès à deux adresses ou plus.
La secrétaire lira le courrier adressé à secretariat @ institution . fr et à son nom prénom . nom @ institution . fr
Le médecin directeur lira le courrier de dr . placebo @ institution . fr, direction @ institution . fr, cmpp @ institution . fr .
Les services de mail des fournisseurs permettent d'aiguiller les courriers de plusieurs boîtes aux lettres dans une seule.
note 3: La nécessité de prendre en compte le prénom (ou son initiale) s'est révélée par la présence d'un couple marié dans l'institution occupant des postes semblables.
note 4: Sauf exception, ces adresses sont désactivées quelque temps après le départ du salarié de l'institution.
Un annuaire est tenu à jour:
Il est accessible sur le site principal "institution . fr".
Le service de ces mails (noms, mots de passe) est exclusivement géré par le webmaster / postmaster de << institution . fr >> (salarié de l'institution!)