Dernières mises au point avant le passage à l'acte

Une première intervention auprès de la direction de l'établissement et/ou de l'équipe aborde différents thèmes:

• Se déterminer << Tout cela est-il bien utile?>> ou <<Faut-il faire comme tout le monde?>>.
• Lister les sujets que l'on doit aborder: ce qu'il vous semble utile de communiquer. Avez-vous une histoire de l'association? Avez-vous accès aux textes fondateurs? ...
• Lister les sujets qui ne seront pas abordés dans le Site (confidentialité, droit à l'image, CNIL, ...).
• Découvrir "QUI" anime le projet et "QUI" l'aide.
• Préparer un document de présentation de votre établissement. Envisager la mise en ligne de votre livret d'accueil peut être un bon début.
• Aborder le sujet de la participation des patients, de leur famille ou d'autres interlocuteurs (les travaux de collègues ou de stagiaires).
• Décider le domaine accordé aux travaux personnels des collègues. Envisager de solliciter cette participation.
• Voir des sites d'autres associations similaires ( www.cerep.org par exemple).
• Commencer à envisager un futur utile.
• Poser la question des sponsors possibles!
• Imaginer d'intégrer le site dans l'organisation des dons à l'association (matériel, dons d'argent, bénévolat).
• Etablir un comité de lecture. Au fur et à mesure de la mise en ligne, il signalera les erreurs, les omissions, proposera des améliorations.
• Penser au choix d'un LOGO n'est pas anodin. Un Logo est indispensable.
• Elaborer une charte graphique est à élaborer: choix des formes, des couleurs, de l'écriture (casse, taille, ...).
• Organiser l'apport des compétences techniques et des idées créatrices. Ne sous-estimez pas les richesses de l'équipe ! Adjonction de dessins d'humour, de photos (lieux, réalisations, trombinoscope, ...) de vidéo, de diaporama, ...

Il ne faudra pas oublier que tout ceci est virtuel. Le ''principe de réalité'' borne la chose et cette action est d'abord au service du réel.

L'institution doit confier cette mission à quelqu'un ou mieux, à quelques-uns.
Il est évident que cette action demande du temps. Il faut compter de nombreuses heures pour la création. L'idéal est la présence dans l'équipe de "geek" suffisamment intéressé par la création puis la formation de collègues. Il faut sinon trouver quelqu'un qui puisse effectuer cette formation. Le problème étant que les stages concernant l'usage de logiciels sont chers! Avec ToWEB ou d'autres plus sophistiqués (JOMLA par exemple ou autres CMS), on peut se faire la main avec des versions gratuites! Reste le bénévolat !!!

Le site (version basique) créé, la mise à jour ne demande que 3 heures /trimestre plus 4 à 5 heures /an. Une fois par an un questionnaire (vers les collègues mais aussi vers les autres utilisateurs) peut préparer une petite réunion d'équipe sur le sujet. Il est important de tenir le lien entre cette activité et l'Association. Si le site devient l'affaire d'une personne son dynamisme s'étiole ou devient trop lourd à gérer.

Après des essais sur des gratuits ou directement, il peut être raisonnable.
Achat d'un logiciel (de 50 à 100 €), Achat d'un nom de domaine (gratuit avec un hébergement), Achat d'un hébergement 5 €/mois avec 100 adresses mail, 100 Go et 2 ou + Base de données.

Dans les premiers temps il faudra faire une petite place sur un ou des ordinateurs de l'institution. On échangera les données par mail ou avec des clés USB. Ultérieurement, il faudra peut-être un ordinateur portable dédié à la gestion du site et des mails.

C'est l'investissement humain qui pourrait être le plus lourd!

Le site du CEREP " http://www.cerep.org " peut donner une idée de ce qui peut se faire simplement.

La première version du site de l'Hôpital de Jour A. Boulloche ne contenait que son livret d'accueil.

Rapidement des idées, des observations sont apparues. On a pu facilement répondre par:
Des informations au public pour chacun des établissements. (calendrier d'ouverture, agenda des activités, informations de sécurité, ...).
Mise ''en ligne'' des documents des « Journées Scientifiques du CEREP».
Mise "en ligne" d'autres travaux de Cérépiens savants !
Proposition de "Liens" très étudiés (pas du ''vrac'', comme on trouve ailleurs).
Reprise et mise en forme de courriers reçus sur la FAQ. (Frequently Asqued Questions en anglais ou Foire aux Questions en français), afin de les rendre utiles à tous (en cours de construction).
Reprise des suggestions des familles, des patients, des usagers, des collègues, des amis... (une version en anglais est à l'étude).

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